เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินคำว่า “ของฟรีไม่มีในโลก” ใช่ไหมครับ ซึ่งสำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบมืออาชีพอย่าง Google Workspace ที่เปิดให้บริการแบบฟรีเองก็เช่นกัน บางท่านคงเริ่มสงสัยว่า Google Workspace แบบฟรีก็ตอบโจทย์การทำงานอยู่แล้ว แล้วทำไมเราต้องจ่ายเงินเพิ่มในเมื่อแบบฟรีก็มีให้ใช้อยู่ วันนี้เราจึงอยากชวนทุกท่านมาเจาะลึกถึงความเหมือนและความแตกต่าง ระหว่าง Google Workspace แบบฟรี กับ แบบเสียตัง จะมีรายละเอียดที่น่าสนใจอย่างไรนั้นมาตามไปชมกันเลยครับ
Google Workspace คืออะไร และ Google Workspace ทำอะไรได้บ้าง
ก่อนที่จะลงรายละเอียดเจาะลึกกันทีละเครื่องมือ เราขออธิบายภาพรวมสำหรับผู้ที่ยังไม่คุ้นเคยกันก่อนว่า Google Workspace มีที่มาอย่างไร แล้วในปัจจุบันใช้ทำอะไรได้บ้าง ก่อนอื่นเลยคงต้องเล่าย้อนความไปถึงบริการแรกๆ ที่เกิดขึ้นมา เกือบจะคู่กับ Google นั่นก็คือ Gmail ซึ่งถือเป็นการปฏิวัติเครื่องมือสื่อสารและการทำงานในช่วงแรก ๆ และด้วยกระแสตอบรับที่ดี ทำให้ Google ไม่หยุดคิดและพัฒนาเครื่องมือในการทำงานอื่น ๆ ออกมา จนได้กลายมาเป็นชุดเครื่องมือที่เรียกว่า Gsuite ที่หลายคนคุ้นเคย แต่ด้วยกาลเวลาและยุคสมัยที่ผ่านไปอย่างรวดเร็ว ประกอบกับการมีวิถีชีวิตในรูปแบบใหม่ ๆ เกิดขึ้น ทำให้ Google ได้ทำการ Re-Brand Gsuite ครั้งใหญ่อีกครั้ง พร้อมกับเสริมฟังก์ชั่นใหม่ ๆ ให้ทันต่อการใช้งานในปัจจุบันและรองรับความต้องการในอนาคตในชื่อเรียกใหม่ที่ชื่อว่า Google Workspace นั่นเอง
Google Workspace จึงถือว่าเป็นชุดเครื่องมือการทำงานที่ถูกพัฒนาอย่างสมบูรณ์แบบ เหมาะสำหรับผู้ใช้งานทุกกลุ่มไม่ว่าจะเป็นนักเรียน นักศึกษา บริษัท องค์กร หน่วยงานทั้งเล็กและใหญ่ รวมถึงเครื่องมือต่าง ๆ ยังได้ถูกพัฒนาให้เข้ากับความต้องการที่หลากหลาย ซึ่งสามารถสรุปภาพรวมของแต่ละเครื่องมือได้ดังนี้
กลุ่มเครื่องมือเพื่อสารติดต่อสื่อสาร
- Gmail ที่อยู่อีเมลภายใต้ชื่อโดเมนบริษัท (เช่น you@yourcompany.com)
- Meet ระบบ Video Conference สำหรับองค์กร
- Calendar ตารางการนัดหมาย และปฏิทินออนไลน์ จัดเวลา นัดประชุม ที่แชร์กันได้
- Chat ระบบ รับ-ส่งข้อความแบบบุคคลและกลุ่ม
กลุ่มเครื่องมือบันทึก จัดการ และการทำงานด้านเอกสาร
- Docs ไฟล์เอกสารรูปแบบข้อความ ทำงานร่วมกันได้
- Drive พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ และข้อมูลบน Cloud ได้มากกว่า Free Gmail
- Sheets ไฟล์เอกสารรูปแบบสเปรดชีต ทำงานร่วมกันได้
- Slides ไฟล์นำเสนองานรูปแบบสไลด์ ทำงานร่วมกันได้
- Keep บันทึกโน้ตออนไลน์ที่แชร์กันได้
- Forms เครื่องมือสร้างแบบสำรวจออนไลน์
- Sites เครื่องมือสร้างเว็บไซต์โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม
กลุ่มเครื่องมือในการสร้างคอมมูนิตี้
- Currents สื่อโซเชียลที่แต่เดิมใช้ชื่อว่า Google Plus ตัวกลางที่ช่วยให้องค์กรเชื่อมโยงความรู้ แนวคิด และผู้คนเข้าด้วยกันได้ในวงกว้าง และอาจช่วยกระตุ้นให้เกิดนวัตกรรมในองค์กรผ่านการทำงานร่วมกัน
- Jamboard หน้ากระดานไวท์บอร์ดอัจฉริยะสำหรับการทำงานบนคลาวด์
Google Workspace ฟรี กับแบบเสียตัง แตกต่างกันอย่างไร
มาถึงตอนนี้ เราคงพอทราบกันแล้วใช่ไหมว่า Google Workspace ทำอะไรได้บ้าง ทีนี้เราลองมาดูความแตกต่างของการใช้งานแบบฟรี กับแบบเสียตัง กันให้ชัดๆ เพื่อที่จะได้วางแผนและตัดสินใจในการสมัครใช้บริการแบบเสียตังให้เข้ากับสเปคของการใช้งานคุณมากที่สุด
Gmail ของ Google Workspace ฟรี กับ Gmail ของ Google Workspace แบบเสียตัง
ข้อแตกต่างที่สำคัญคือ Google Workspace แบบเสียตังเป็นการรวมผลิตภัณฑ์ของ Google เข้าไว้ด้วยกันและเพิ่มฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเข้าไป เพื่อใช้สำหรับธุรกิจหรือภายในองค์กรซึ่งจะแตกต่างจากจุดมุ่งหมายของอีเมลโดยทั่วไป อย่าง Gmail กล่าวคือ
Google Workspace แบบเสียตัง ได้มีการสร้างฟีเจอร์ในการควบคุมหรือกำหนด Policy ขององค์กรเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล มาว่าจะเป็น
- การใช้ชื่อเฉพาะขององค์กรคุณเป็นชื่ออีเมล @yourcompay.com
- Admin สามารถจัดการพนักงานที่ลาออกด้วยการลบ users และโอนข้อมูลให้ผู้อื่น
- สร้าง Group mail (mailbox ไม่จำกัด) และ mailing list
- มีระบบการป้องกันฟิชชิงและสแปมที่บล็อกการโจมตีได้กว่า 99.9% รวมถึง การใช้อีเมลแบบไม่มีโฆษณา
ในขณะที่การใช้ Google Workspace ฟรี
- จะเป็นชื่ออีเมลตามด้วย @gmail.com
- พนักงานเป็นเจ้าของบัญชี หากลาออกข้อมูลจะติดตัวไปด้วยไม่สามารถให้ คนใหม่เข้าใช้งานแทนได้
- พนักงานสามารถส่งข้อมูลความลับ Docs , Sheets , Slide ที่เป็นขององค์กร สามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้อิสระ ออกไปได้อิสระ ในขณะที่ Google Workspace แบบเสียตัง Admin สามารถกำหนดสิทธิ์ในการแชร์ของไฟล์ทั้งหมดได้ เช่น กำหนดให้แชร์ภายในองค์กรเท่านั้น
- และที่สำคัญคือ ใน Google Workspace ฟรี ไม่สามารถสร้าง Group mail ต้องส่งแบบส่วนตัวเท่านั้น
Drive ของ Google Workspace ฟรี กับ Drive ของ Google Workspace แบบเสียตัง
ข้อแตกต่างที่เห็นชัดที่สุดคือ ข้อจำกัดในพื้นที่จัดเก็บ ซึ่ง ถ้าเป็น Drive ของ Google Workspace แบบฟรี จะจำกัดพื้นที่จัดเก็บที่ 15GB เท่านั้น แต่ถ้าเป็น Drive ของ Google Workspace แบบเสียตัง คุณสามารถเลือกขนาดพื้นที่ ที่เหมาะสมกับความต้องการใช้งานคุณได้ดีที่สุด ซึ่งก็มีหลายแพ็กเกจเริ่มตั้งแต่ 30 GB ต่อผู้ใช้ 2 TB ต่อผู้ใช้ 5 TB ต่อผู้ใช้ จนถึงแบบที่ไม่จำกัดพื้นที่ในการใช้งานเลยก็มี
Meet ของ Google Workspace ฟรี กับ Meet ของ Google Workspace แบบเสียตัง
และแน่นอนว่าข้อแตกต่างสำหรับห้องประชุมออนไลน์อย่าง Meet ที่เห็นชัดที่สุดคือ จำนวนของผู้เข้าร่วมการประชุม รวมถึงระยะเวลาที่สามารถใช้ห้องประชุมได้ ซึ่ง Meet ของ Google Workspace ฟรี จะจำกัดผู้เข้าร่วมประชุม โดยเชิญผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 100 คน และประชุมได้นานถึง 60 นาที ต่อการประชุม ซึ่ง สำหรับ การใช้งานในองค์กรนั้น ต้องบอกว่า คงไม่เพียงพอ และคงจะเป็นอะไรที่ขาด ๆ เกิน ๆ หากทุก ๆ การประชุมต้องมีการเปิด-ปิด เชื่อมต่อเข้ามาใหม่ในทุก ๆ หนึ่งชั่วโมง ซึ่งหากเป็น Meet ของ Google Workspace แบบเสียตังนั้น จะสามารถใช้งานได้ต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมง โดยที่สามารถเชิญผู้เข้าร่วมประชุมได้ ตั้งแต่ 150 คน ขึ้นไป จนถึง 250 คนก็ยังไหว แถมยังสามารถใช้งานฟีเจอร์เพิ่มเติมอื่น ๆ เช่น การยกมือ แบบสำรวจและการถามตอบ ห้องกลุ่มย่อย รายงานการเข้าร่วม การลดเสียงรบกวนอัจฉริยะ หมายเลขโทรเข้าระหว่างประเทศ การบันทึกการประชุม สตรีมมิงแบบสด และการควบคุมดูแลระบบให้ปลอดภัยได้ตามแพ็กเกจที่เลือกอีกด้วย
Docs Sheets Slides และ Forms กับระดับความปลอดภัยและการเข้าถึงไฟล์
สำหรับในกลุ่มเครื่องมือบันทึก จัดการ และการทำงานด้านเอกสารอย่าง Docs Sheets Slides Forms ข้อแตกต่างที่สำคัญที่สุด คงหนีไม่พ้นเรื่องความปลอดภัยในการเก็บรักษาความลับของข้อมูล เพราะแม้ชุดเครื่องมือเหล่านี้ ทุกคนที่มี Gmail สามารถที่จะสร้างขึ้นเพื่อใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเงิน แต่หากคุณสมัครใช้บริการ Google Workspace แบบเสียตัง สิ่งที่มาพร้อมบริการที่คุณจ่ายคือประสิทธิภาพในการดูแลและเก็บรักษาข้อมูลให้เป็นความลับ เพราะหากคุณใช้บริการ Google Workspace ฟรี พนักงานสามารถแชร์ข้อมูลความลับต่าง ๆ เช่น Docs , Sheets , Slide ที่เป็นขององค์กรให้ผู้อื่นได้โดยอิสระ ในขณะที่ Google Workspace แบบเสียตัง ผู้ที่เป็น Admin สามารถกำหนดสิทธิ์ในการแชร์ของไฟล์ทั้งหมดได้ เช่น กำหนดให้แชร์ภายในองค์กรเท่านั้น และนั่นก็เป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรที่ใช้ เพราะความลับทางธุรกิจนั้นเป็นสิ่งที่ประเมิณค่าไม่ได้ และอาจไม่คุ้มกับการแลกกับการประหยัดค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยนี้
สุดท้ายนี้ สิ่งที่อยากฝากให้พิจารณาคือ หากการใช้งานของคุณเป็นไปเพื่อการดำเนินธุรกิจ บริการต่าง ๆ ทั้งหมดที่ใช้ได้ฟรี ใน Google Workspace ฟรี อาจจะไม่ตอบโจทย์ในการใช้งานขององค์กร เพราะไม่เพียงแต่คุณจะไม่สามารถควบคุมเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลได้แล้ว ยังรวมถึงภาพลักษณ์และความยุ่งยากต่าง ๆ ที่บริการ Google Workspace ฟรี ไม่สามารถมอบให้คุณได้ อย่างที่ได้เกริ่นไว้ในตอนต้นว่า “ของฟรีไม่มีในโลก” การลงทุนกับเครื่องมือสื่อสารและระบบรักษาความปลอดภัยบนโลกออนไลน์อย่างการสมัครใช้บริการ Google Workspace แบบเสียตัง คงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับทุก ๆ ธุรกิจที่เริ่มก้าวเข้าสู่ระบบปฏิบัติการบนโลกดิจิทัลกันครับ
ปรึกษาเกี่ยวกับการเริ่มต้นการใช้งาน Google Workpsace for Business ฟรี
พร้อมโปรโมชันและสิทธิพิเศษเฉพาะลูกค้า ECOM
ได้ที่อีเมล soft@ecom.co.th
หรือโทร 097-297-0150
