วันที่พนักงานลาออก สิ่งที่บริษัทกังวลไม่ใช่แค่การหาคนใหม่มาแทน แต่คือข้อมูลมหาศาลที่อยู่ในบัญชี Google Workspace ของพนักงานคนนั้น ทั้งอีเมลที่คุยกับลูกค้าไฟล์งานสำคัญใน Drive หรือตารางนัดหมายใน Calendar
หลายบริษัทชะล่าใจเพราะคิดว่า Google เก็บข้อมูลไว้ให้ 30 วัน แต่จากประสบการณ์ที่ทีม ecom ดูแลลูกค้า SME ไทยมา ความจริงนั้นซับซ้อนและน่ากลัวกว่านั้น หากจัดการผิดขั้นตอนเพียงนิดเดียว ข้อมูลที่สะสมมาหลายปีอาจหายสาบสูญไปตลอดกาล
Pain Point จริงที่ SME ไทยต้องเจอ (และ ecom เคยช่วยแก้)
ปัญหาเรื่องข้อมูลหายไม่ได้เกิดจากการ “เผลอกดลบ” เพียงอย่างเดียว แต่ส่วนใหญ่มาจากสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงเหล่านี้:
- พนักงานลาออกไม่สวย (จบไม่ดี): ทีม ecom เคยเจอเคสที่พนักงานตั้งใจลบไฟล์งานสำคัญทิ้งทั้งหมดก่อนจะเดินออกจากบริษัทไปแบบกะทันหัน กว่าบริษัทจะรู้ตัวว่าไฟล์หาย พนักงานคนนั้นก็ปิดเครื่องหนีไปแล้ว
- ภัยเงียบจาก Ransomware หรือ Phishing: ในบางกรณีพนักงานไม่ได้ตั้งใจลบ แต่บัญชีถูกแฮ็กหรือติดไวรัสเรียกไถ่ถอน ข้อมูลถูกเข้ารหัสจนใช้งานไม่ได้ หากไม่มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) ที่ดีพอ การหวังพึ่งแค่ระบบกู้คืนมาตรฐานของ Google อาจไม่เพียงพอ
- การลบทิ้งโดยไม่ตั้งใจ (Human Error): พนักงานบางคนจัดระเบียบ Drive ก่อนลาออกแล้วเผลอลบโฟลเดอร์กลางที่คนอื่นต้องใช้ไปด้วย กว่าคนในทีมจะรู้ตัวว่าไฟล์หายไป ก็มักจะเกินระยะเวลาที่ระบบอนุญาตให้กู้คืนได้เองแล้ว
วิธีรับมือเมื่อพนักงานลาออก (Offboarding Strategy)
เพื่อไม่ให้ข้อมูลบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยง ทีม ecom แนะนำขั้นตอนการจัดการพนักงานลาออกดังนี้:
- เปลี่ยนสถานะเป็น Suspended ก่อนเสมอ: อย่าเพิ่งรีบลบบัญชีทิ้งทันที แต่ให้ใช้วิธีระงับการใช้งาน (Suspend) เพื่อไม่ให้พนักงานล็อกอินได้ แต่ข้อมูลทุกอย่างยังอยู่ครบ
- โอนย้ายเจ้าของไฟล์ (Transfer Ownership): ก่อนจะลบบัญชี ต้องมั่นใจว่าได้โอนย้ายไฟล์ใน Google Drive และกิจกรรมใน Calendar ไปให้หัวหน้างานหรือพนักงานคนใหม่เรียบร้อยแล้ว
- ตั้งค่าการส่งต่ออีเมล (Email Forwarding): เพื่อให้การดีลงานกับลูกค้าไม่สะดุด ควรตั้งค่าให้เมลที่ส่งหาพนักงานคนเดิมถูกส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบคนใหม่
ทำไม SME ที่จริงจังจึงต้องมีระบบ Backup แยก?
ถึงแม้ Google Workspace จะมีระบบความปลอดภัยสูง แต่กลไกการกู้คืนข้อมูลของ Google ถูกออกแบบมาเพื่อรับมือกับ “ข้อผิดพลาดของระบบ” ไม่ใช่เพื่อรับมือกับ “เจตนาร้ายของคน” หรือ “ภัยไซเบอร์”
การมีโซลูชันสำรองข้อมูลแยกต่างหาก (Third-party Backup) จะช่วยให้บริษัทกู้คืนข้อมูลย้อนหลังได้นานเท่าที่ต้องการ ไม่จำกัดแค่ 20 วัน และสามารถเลือกกู้เฉพาะบางไฟล์หรืออีเมลบางฉบับกลับมาได้ทันทีโดยไม่ต้องกู้ทั้งบัญชี
หากวันนี้บริษัทของคุณยังใช้วิธี “ปล่อยผ่าน” เมื่อเจอสถานการณ์ที่ทำให้ข้อมูลของบริษัทอาจจะไม่ปลอดภัย หรือยังไม่แน่ใจว่ากระบวนการสำรองข้อมูลที่มีอยู่ปลอดภัยพอหรือไม่ ทีม ecom พร้อมให้คำปรึกษาเพื่อวางระบบจัดการข้อมูลให้มั่นคง เพราะข้อมูลของบริษัทคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุด และเราไม่อยากให้คุณเสียมันไปเพียงเพราะความเข้าใจผิดเรื่องระยะเวลาแค่ไม่กี่วัน
สนใจระบบสำรองข้อมูล Google Workspace โดย ecom ติดต่อ
LINE OA: @ecom.co.th
Email: support@ecom.co.th
โทร. : 099-103-6665
ติดตามบทความใหม่ๆ ทั้งเรื่อง Cloud Solutions, AI, และ Business เทรนด์รอบโลก ได้ทุกวันที่ Blog ecom
ecom: Delivering Cloud Solutions for Happiness
ให้บริการ Cloud Solutions พร้อม IT Support คนไทย
โซลูชันที่ใช่ ให้คุณมีเวลาเพื่อความสุข
Source:
