เคยไหมที่ต้องทำงานเอกสารหรือสไลด์ แต่ต้องคอยคัดลอกและวางข้อมูลจาก Google Sheet อยู่บ่อยๆ
วันนี้เราจะมาสอนวิธีการ link table จาก Google Sheet มาที่ Google Doc ที่เป็นวิธีง่ายๆ ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
เนื่องจาก Google Workspace เป็นชุดโปรแกรมการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ที่ประกอบด้วยแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Google Docs, Google Sheets, Google Slides เป็นต้น ซึ่งแต่ละแอปพลิเคชันก็มีความสามารถเฉพาะตัวที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หนึ่งในความสามารถที่น่าสนใจของ Google Workspace ก็คือ การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ เข้าด้วยกัน
วิธี link table จาก Google Sheet มาที่ Google Doc นั้น ทุกคนสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน
1. เปิด Google Doc ที่ต้องการเชื่อมโยงตาราง
โดยปกติแล้วนั้น เราจะต้องแทรกตารางด้วยการไปที่เมนู
Insert > Table
แล้วจึงเลือกขนาดและจำนวนช่องของตารางที่จะแทรก จากนั้นก็ค่อยกรอกข้อมูลลงไปในตารางทีละช่อง แต่ว่า ถ้าตารางที่เราต้องการจะนำมาใส่ในเอกสาร มันเสร็จสมบูรณ์แล้ว แต่อยู่ใน Google Sheets ล่ะ เราจะต้องมากรอกใหม่หมดเลยไหม?
“คำตอบคือ ไม่จำเป็นครับ”
อย่างที่ได้กล่าวไปตอนแรกแล้วนะครับว่า หนึ่งในความสามารถพิเศษที่ช่วยในการทำงานได้ดีอย่างหนึ่งของ Google Workspace นั้นคือ “การเชื่อมโยง”
โดยการเชื่อมโยงตารางจาก Google Sheet มาที่ Google Doc มีข้อดีหลายประการ ดังนี้
- ช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องคัดลอกและวางข้อมูลซ้ำๆ
- ช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับตารางใน Google Sheet จะส่งผลต่อตารางใน Google Doc ด้วยเช่นกัน
- ช่วยให้ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ง่ายยิ่งขึ้น เนื่องจากทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลในตารางได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ Google Sheet
เริ่มจากขั้นตอนแรก Copy ตารางที่เราต้องการจาก Google Sheets มาวางที่ Google Doc ก่อน
เมื่อเรา Paste ตารางใน Google Doc ครั้งแรก จะเจอหน้าต่างแบบนี้เด้งขึ้นมา ให้กด Link ไปได้เลย
*ถ้าคุณกด Paste Unlinked จะทำให้ตารางที่ Copy มา ไม่ได้เชื่อมกับตารางใน Google Sheets
จะได้ตารางหน้าตาแบบนี้ใน Google Doc เลย
ด้านบนของตารางหลังจาก Link แล้ว จะมีแถบที่แสดงว่าตารางใน Google Doc นั้น เชื่อมกับ Google Sheets อันไหนอยู่นั้นเอง
ซึ่งแถบด้านบนนั้นจะประกอบไปด้วย
- ปุ่มอัพเดท: สำหรับอัพเดทข้อมูลแบบ Real – Time เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในGoogle Sheets
- ชื่อของ Sheets ที่เชื่อมอยู่กับตารางนั้นๆ
- ปุ่ม Option เพิ่มเติม ที่เป็น 3 จุดแนวตั้ง
โดยปุ่ม Option เพิ่มเติมนั้น จะมีการตั้งค่าบางอย่างที่สามารถใชช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วขึ้นโดยที่ไม่ต้องสลับหน้าต่างไปมาระหว่า Google Sheets กับ Doc
เริ่มจาก
- Open source: เมื่อกด จะเปิด Sheets ที่เชื่อมอยู่กับตารางนั้นทันที
- Unlink: จะยกเลิกการเชื่อมระหว่างตารางนั้นกับ Sheets
- Change Range: เลือกช่วงของข้อมูลที่ต้องการเชื่อมจาก Google Sheets ได้เลย
- Linked Objects: เปิดหน้าต่างที่แสดงว่ามี Sheets ไหน เชื่อมกับตารางไหนใน Doc อยู่บ้าง
