กรองข้อมูลใน Google Sheets อย่างไรไม่ให้คนอื่นเห็นและไม่กระทบไฟล์ต้นฉบับ
การใช้ฟังก์ชัน Filter ใน Google Sheets เพื่อกรองข้อมูลเพื่อหาเซลล์หรือข้อมูลที่ต้องการ นั้นเป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์อย่างมาก แต่บางครั้งที่คุณและเพื่อนร่วมงานอาจต้องการดูข้อมูลคนละชุดในไฟล์เดียวกัน การกรองข้อมูลแบบนี้อาจไม่เหมาะสม เนื่องจากอาจทำให้เพื่อนร่วมงานที่ใช้งานไฟล์เดียวกันกับคุณสับสนได้ เนื่องจากข้อมูลที่ใช้งานอยู่อาจถูกซ่อนไว้และจะถูกจัดเรียงใหม่ทันที
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Filter Views แทนการกรองข้อมูลแบบปกติ ซึ่งฟังก์ชัน Filter Views จะช่วยให้คุณกรองข้อมูลในไฟล์ได้โดยไม่กระทบต่อข้อมูลต้นฉบับ
วิธีสร้าง Filter Views ใน Google Sheets
1. เปิดไฟล์ Google Sheets
2. คลิกที่เซลล์หรือคอลัมน์ที่ต้องการกรอง
3. ไปที่แท็บ Data แล้วคลิก Filter Views
4. ตั้งชื่อ Filter ของคุณ
5. คลิก Create
วิธีนี้เป็นวิธีที่แนะนำมากสำหรับคนที่ชอบทำงานร่วมกันแบบ Online & Real-Time Collaboration เพราะหากคุณใช้ฟังก์ชัน Filter Views ทีมของคุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงแต่อย่างใด Google Sheets จะโชว์เพียงข้อมูลต้นฉบับเท่านั้น
นอกจากนี้ การใช้ Filter Views ยังสามารถช่วยให้คุณแบ่งการมองเห็นของข้อมูลได้ และลดขั้นตอนการทำงานในการจัดการข้อมูลใน Google Sheets อีกด้วย หากคุณต้องการกลับมาใช้งาน Filter ที่คุณสร้างไว้ คุณเพียงแค่กลับไปที่แท็บเมนูเดิม คือ Data >> Filter Views จากนั้นเลือกชื่อ Filter ที่คุณตั้งไว้ในตอนแรก
การใช้งาน Filter Views มีประโยชน์อย่างไร
- ข้อมูลต้นฉบับในไฟล์ไม่ถูกเปลี่ยนแปลงใด ๆ หากมีผู้ใช้อื่นกำลังใช้งานไฟล์นั้นอยู่
- ผู้ใช้อื่นไม่สามารถมองเห็น Filter ที่คุณกำลังใช้งานอยู่ได้ นอกจากว่าผู้นั้นจะกำลังใช้งาน Filter เดียวกันกับคุณ
- คุณสามารถแบ่งการมองเห็นของข้อมูลได้ เช่น Filter สำหรับฝ่ายขาย หรือ Filter สำหรับฝ่ายบัญชี เพื่อให้แต่ละฝ่ายมีการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกัน
- การลบ Filter Views ก็สามารถทำได้ง่ายๆ โดยไปที่ Data ในแท็บเมนูด้านบน แล้วคลิกที่ Filter Views และเลือกตัวเลือกที่ต้องการ
การใช้งานฟังก์ชัน Filter Views เป็นวิธีที่ดีและสะดวกสำหรับการกรองข้อมูลใน Google Sheets โดยไม่กระทบต่อผู้อื่น ซึ่งยังส่งเสริมให้การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยลดขั้นตอนการทำงานและช่วยให้คุณจัดการข้อมูลต่าง ๆ ใน Google Sheets ได้ดีมากขึ้น
พ.ค.
พ.ค.
